01仕訳の外注で効率化できた

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イラスト事務所内を見渡せば職員が大量の資料を整理しパソコンに向かってひたすら仕訳入力をしている・・・。職員にはもっと付加価値の高い仕事をしてもらいたいんだけどね。かと言って、顧問先に仕訳入力してもらうよう指導してもうまくいかないし。結局、試算表の提供も遅れがちになってしまって・・・の繰り返しなんですよね。

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会計処理センター」で仕訳入力を外注し、所内での仕訳入力業務をなるべくしないようにしました。顧問先から回収してきた資料をスキャンしてMyKomonで依頼をするだけで、会計ソフトに入力されて納品されてきます。あとはさっとチェックするだけです。空いた時間で「決算内訳書システム」や「財務ツール」を使って試算表にプラスアルファした資料も作れるようになりました。また、今まで職員によって試算表の納期にバラつきがありましたが、「会計処理センター」を導入してからはそのようなこともなく、試算表の早期提出が可能となり、顧問先からも喜んでいただいています。「会計処理センター」を利用することによって、入力業務が効率化されただけではなく、所内の業務フローが標準化できたのが一番の成果だと思います。
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02クラウドソフトの提供で年末調整が効率化できた

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イラスト年末調整の時期っていつも憂鬱になるんですよね。課題はやっぱり給与データを揃えるまでの手間です。

早めに給与データを送ってもらいたいのですが、なかなか集まらないので毎年困っています。その中でも、手書きやエクセルで給与計算をしている顧問先は、データを集めた後の集計やチェックも事務所にとってかなりの負担となっています。

業務が集中する時期なので、少しでもこういった作業は減らしたいのですが・・・。

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楽しい給与計算」を導入してから、年末調整の下準備がかなり効率化されました。クラウドソフトなので、顧問先が給与計算をした結果は、事務所側からでも常に最新の状態で閲覧・修正ができます。

顧問先からは「12月の給与計算が終わった」と連絡をもらえば、すぐに年末調整が行えます。もちろん給与ソフトなので面倒な集計作業も必要なくなりました。

年末調整機能は搭載していませんが、CSVデータをダウンロードすることができるので、事務所でお使いの年末調整ソフトに取り込んで使えます。
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03専用データベースの活用で調べ物が効率化ができた

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イラスト顧問先へ訪問した際には様々なご相談を承りますが、その場で分からないことは調べてから回答しています。先日、顧問先から不動産の個人間売買についての相談を受けて事務所で調べましたが、夜遅くまでかかってしまいました。ところが翌朝、別の担当者にこのことを話すと、「え?その内容なら1週間前に調べたから、聞いてくれれば回答できたのに」と言われてしまいました・・・。また、顧問先にはメールで回答することになっているのですが、参照した資料の内容は難しく、理解し易い文章に書き直さなればなりません。このように毎回、顧問先へのメール(回答)に時間がかかります・・・。

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仕事の7つ道具」には、実際に会計事務所が顧問先から受けた相談とその回答をベースとしたレポートが35,000本以上あり、会計事務所がよく尋ねられるQ&Aがまとまっています。これらを、キーワード検索で簡単に調べられることも嬉しいですし、税務以外の労務、保険などもQ&Aがあるのが嬉しいですね。もちろん、顧問先にそのまま渡せるくらい、易しい文章になっているので、とても重宝しています。
また、「仕事の7つ道具」で調べても見つからない場合には「フォーラム」で各分野の専門家へ直接質問ができるので、調べものをする時間が大幅に短縮できました。

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04各種専門家ネットワークの利用で相談対応の効率化ができた

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イラストある顧問先から労務に関する相談を受けましたが、その場で回答ができず、事務所に戻ってから調べることにしました。本やインターネットで調べましたが、「本当にこれで合っているのか?」と、疑問が頭をよぎります。もう一度調べ直してみましたが、複数の見解が出てきてしまい、余計に自信がなくなってきました。こういう時は、社会保険労務士に確認するのが一番なのですが、残念ながら事務所にはおらず、電話で気軽に聞けるような先もありません。どうしようかと悩んでいる間に顧問先から電話が掛かってきて、「この前ご相談した件、どうなりましたか?」と催促されてしまいました・・・。

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フォーラム」で、労務の専門家に直接質問をすることにしました。自分が調べた結果を「フォーラム」に書き込んで確認してみたところ、専門家も同じ見解だったため、自信を持って顧問先へ伝えることができました。「フォーラム」では、労務だけでなく様々な分野の専門家へ直接質問できとても安心です。また、「フォーラム」は書き込みをすると、およそ3営業日以内には回答をいただけるので、顧問先からの相談にスピーディーに対応できるようになったのも嬉しいですね。これからも「フォーラム」を、事務所の外部ブレーンとして利用していきたいと考えています。

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05日報作成業務が効率化できた

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イラスト職員の状況を把握して管理するためにも、本当は日報を書かせた方が良いことはわかっているんですけどね・・・。以前は書かせていましたが、書くのに手間と時間が掛かって結局長続きしなかったんですよ。仕方ないので、必要な報告は口頭でしてもらっています。でも、職員の状況をリアルタイムで把握できていなかったがために、未然に防げたはずの顧問先とのトラブルが発生したり、ビジネスチャンスを逃してしまったり・・・というのが怖いですね。

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グループウェア」を導入したことで日報を書く習慣ができました。今までは、日報をゼロから書くのが手間で時間が掛かっていましたが、「グループウェア」でスケジュール(いつ・どこで・何をするか)さえ登録しておけば、そのデータが日報に連動して無駄な入力をしなくても簡単に作成できると職員に評判です。また、スマートフォン対応もしているので、外出先で職員の日報がいつでもどこからでも見られます。リアルタイムで職員の状況把握とアドバイスができるようになって大変助かっています。

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06決算業務が効率化できた

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イラスト「仕訳が入力されていない・金額が間違っている、他の科目と間違えている」
決算前に事務所内でよく聞く声です。毎月、きちんと仕訳入力しているつもりでも、申告書作成の段階で期中のミスが発見されることも少なくありません。こういうミスが毎回のように見つかり、その確認作業にかなりの手間がかかっています。

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決算内訳書システム」を活用し始めてからは、MyKomonの画面上で簡単にチェックができるようになり、確認作業の手間が激減しました。「決算内訳書システム」では、入力した仕訳データを読み込んで、補助科目や摘要を基に自動集計させることができます。自動集計した仕訳データは、科目ごとに『補助/摘要×月』のマトリックスで見ることができるので、「あるべき仕訳がない」「金額が間違っている」などの確認が簡単です。修正仕訳を仮入力しておき、後でまとめて確認することもできるので、会計ソフトでの修正も簡単に済ませることができます。

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特に便利なのが、
・リース料や地代家賃のように、毎月発生し確認の必要な取引
・雑収入や租税公課のように毎月発生しないが確認が煩雑な科目
・不動産賃貸業の家賃収入の発生、入金チェック です。
またこのシステムでは、達人(NTTデータ)へのデータ連動が可能です。今後はこちらも活用し、電子申告まで効率化していきたいと考えています。

07工数分析により効率化が進んだ

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イラスト私(所長)も職員も仕事に追われて毎晩遅くまで仕事。こんなに頑張っているのに事務所の売上は一向に上がらず、それどころか最近では一部の顧問先からサービスが落ちたと不満を口にされる始末。忙しくなっている理由が見えていないので、改善のポイントがわからないんです・・・。

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改善が必要なポイントを把握するために「グループウェア」を導入しました。「グループウェア」で日報登録さえしていれば、実績データが自動集計され様々な角度で工数分析ができるんです。試しに顧客別、担当者別に分析結果を確認したところ、色々な改善ポイントが見えてきました。職員は“報酬が低く手間のかかる顧問先には時間をかける一方で、報酬が高く手間のかからない優良な顧問先にはあまり時間をかけていない”ことがわかりました。これでは不満が出ても当然です。すぐに業務にかける時間を見直すよう指示しました。また、担当者がどんな業務に時間がかかっているのかを確認すると、記帳代行と所内での調べものにかなりの時間がかかっていることがわかりました。そこで、記帳代行は「会計処理センター」を使って一部外注し、調べものは「仕事の7つ道具」と「フォーラム」を使うことで大幅に業務の効率化を図ることができました。

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08顧問先への情報提供が効率化できた

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イラスト私の事務所では、月一回、請求書に同封する“事務所通信”を作成しています。記事は所内で分担し、それぞれの担当者が書籍などから旬な話題などをまとめています。しかし皆、普段の業務もある中でその負担は多く、「顧問先に喜んでもらいたいとはいえ、もう少し簡単に作れないか。」と頭を悩ませています。

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ニュースレター」を活用し始めてからは、毎月更新の税務・経営・労務など記事が用意されているので、事務所内で分担する必要はなくなりました。4種類あるデザインの中から好きなものを選択でき、今までは行き届かなかったデザイン性もぐんと上がりました。“フォトグラフ”というデザインを選択すると、表紙に毎月違った写真が載っていて、それを楽しみにしてくれているお客様もいるようです。また、これまではしていなかった顧客ごとの区別もできるようになりました。顧問料によって記事内容を取捨選択したり、医療機関や福祉施設専用のものも提供することが可能になりました。準備の時間は効率化され、内容も充実し、これまで以上の工夫ができています。

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