01医業顧客の売上構造分析でドクターの満足度が高まった

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イラストうちの事務所で関与する医療機関は一般企業と比較して顧問報酬が高く、安定的な事務所経営に欠かせない存在となっています。しかし、マンネリ化した試算表ベースの情報提供に留まっており、報酬に見合ったサービス提供ができているか不安を感じています。医療機関の多くが"具体的な課題が存在しないことが課題"といえる状況で、顧問税理士としてできる事に手詰まり感があり悩んでいます・・・。

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一般患者への治療に力を入れている医療法人に対し、「医業データベース」の診療報酬分析をサービス提供することにしました。

月収入と総患者数は前年と大きな変化はなかったのですが、一般患者と老人患者に分解し比較したところ、一般患者の実患者数に大幅な減少が見られました。この一般患者の減少は老人患者の自然増でカバーされてはいますが、この医療法人は一般患者の治療に力を入れており、一般患者の減少は院長にとって大きな課題です。危機感を抱いた院長は改善策として一般患者を意識したトイレ、待合室の改装工事を決断しました。「医業データベース」の客観データによって、経営改善の意思決定に寄与することができたとともに、院長の診療に関する方針やこだわりについて話していただくことができ、一気に距離が縮まったように思います。
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02職員の対応領域が広がり、顧問先の満足度が高まった

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イラストうちの事務所は医療業界の顧問先が多く、労務に関するご相談を受けることがよくあります。会計事務所なので税務・会計のご相談については問題無く対応できますが、労務などの周辺分野を苦手とする担当者も少なくありません。そして、こういった担当者が相談を受けた際に「労務については専門外なので、社会保険労務士に相談してください」と、自分の専門外のご相談を避けることが出てきました。もちろん、連携している他士業もありますが、報酬に繋がらない相談が多いので、頻繁に連絡するのも気が引けてしまいます。得意分野以外でも、ある程度の一次対応ができれば顧問先との関係も深まると思うんだけど・・・。

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顧問先からの相談対応の幅を広げる目的で、「CSUP研修」に参加させるようにしています。講座は税務会計だけでなく、労務・法務など周辺分野についての基礎的な知識を学ぶことができ、内容も講師の実体験に基づいた実務的なものになっています。先日、産休・育休に関する講座を受講後、ちょうど医療法人の院長から「仕事に慣れた優秀なスタッフが、出産後に退職していくことが多い」と相談がありました。「CSUP研修」で学んだ担当者が、何とか一次対応することができました。院長からも「こんなことまで相談できて助かった。就業規則の見直しを含め、一度社労士の先生に改めて相談してみるよ」と感謝されました。

CSUP研修」を受講するようになって、担当者も自信を持って顧問先への対応ができるようになってきたと感じます。これからも、担当者全員でできる限り受講していきたいです。
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03決算予測の早期提出で顧問先の満足度が高まった

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イラスト決算の3カ月ほど前になると、仮決算を組んで納税予測をするんだけど、手間がかかるのでどうしても遅れ気味になっています。特に私はエクセルが苦手なので、「前の担当者はもっと早く持ってきてくれたのに」「もっと早く言ってくれていれば、対策を考えられたのに・・・」と顧問先から言われてしまうことも。でも、そんなこと言われても、忙しいし・・・

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財務ツール」では、会計ソフトの期中のデータを使ってすぐに通年の予測数値を出せます。そこに、社長から予めお聞きしている投資の予定などを入れて、より実態に近い数値として出しています。かかる時間は10分程度。これなら、ちょっとした空き時間でもできてしまいます。なので、必ず9か月分のデータが入った段階での月次面談の時にお持ちし、喜んでもらっています。

うちの事務所の場合、以前はエクセルで各自が自由に作っていたので、精度やかかる時間にもばらつきがありました。「財務ツール」で作業の標準化が出来たのと同時に、サービスの標準化にもつながっています。
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04翌期が開始される前に資金繰り対策ができ、顧問先が喜んだ

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イラスト経営者はいつも資金繰りについて頭を悩ませているのは分かっていましたが、資金繰りは経営者の仕事であり、資金繰り表の作成についても、できるだけ受けないように逃げていました。なぜなら、エクセルを使って作業をすると、軽く2~3時間はかかってしまうし、資金繰りが厳しいからこそ資金繰り表のニーズがあるので、追加で料金はもらいにくいから・・・本当は、およその見通しぐらい立ててあげたいんだけど・・・

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財務ツール」を使ってみたら、会計ソフトの仕訳データをちょっと加工するだけで、「来期も今期と同じ仕訳だったら・・・」というベースで来期のキャッシュの動きが表・グラフで作れます。かかる時間は、慣れてしまえば15分くらい。今では決算事前検討会の時に、来期のざっくりとした目安として全顧問先にお渡ししています。「これで来期も安心できる」「借入の必要が早い時点で分かったので対策が打ちやすい」ととても喜ばれています。

また、売り上げの見込みや投資の予定などヒアリングしながら操作することで、より現実に近い形での予測に近づけることができます。おかげで、過去の話だけでなく未来の話もできるようになり、コミュニケーションの量が飛躍的に増えました。
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05経営に役立つ情報レターの提供で顧問先との会話が弾んだ

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イラストうちの職員が月次訪問時に困っていること、それは"顧問先に何を話すか"ということです。経験のあるベテラン職員であれば顧問先との会話に困ることは少ないかもしれませんが、事務所に入って間もない職員は、「どんな話をすればよいのかわからない」「どのような情報を持っていけばよいのかがわからない」ということがよくあります。
訪問前に顧問先へ伝える情報を集めるなど準備をしてから面談に臨む職員もいるけど、「事前準備だけで時間がかかる」という声も聞くんだよね・・・。

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時間をかけなくても、税務や経営に関する情報がまとまった資料を作成でき、それを顧問先のところに持っていって"紹介"するだけで会話が弾む、そんな仕組みが「ニュースレター」です。
記事は毎月何もしなくても用意されるので、事務所では印刷するだけで準備が終わります。こうした最新情報を紙媒体で顧問先に持っていくことで、顧問先へ最新情報を伝えながらコミュニケーションがしやすくなっただけでなく、(顧問先に説明する必要があるために)何も言わなくても職員が訪問前に自ら進んで勉強するようになりました。

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06顧問先専用WEBによる助成金・契約書雛形などの提供で顧問先に便利と評価された

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イラストある税理士の業界紙で行われたアンケート調査で、税理士を変えた理由の1つとして「何か依頼をしても対応に時間がかかる」が挙げられています。
顧問先からの急な依頼は、忙しい時ほどよく来るものです。先日、税務調査の対応中に(別の顧問先から)電話がかかってきて、「支払いの滞っている取引先がある。大事な取引先でもあり慎重に対応したいがどうすればよいか?」との相談を受けました。その時は時間が無かったため、簡単なアドバイスだけをして電話を切りました。翌日、気になって電話を掛けると、「自分で調べて解決した」と言われてしまいました。

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顧問先から上のような相談を受けたら、「MyKomonの経営サポートに、"支払い催促の仕方"がまとまっていますので、検索してみてください。催促の方法や手順も書いてありますので、すぐ使えますよ。」と連絡しました。翌日、改めて顧問先へ連絡すると、「支払い催促の方法や手順は勿論、文書の雛形までありとても助かりました。ありがとう。」と感謝の言葉をいただきました。
このように 「経営サポート」には、「税務調査を受ける前の心構え」や「経営者のための事業承継Q&A」などのコンテンツの他、内容証明郵便だけでなく契約書や就業規則、旅費規定などの雛形が入っており、顧問先はいつでもログインしてファイルをダウンロードすることができます。その他、助成金・補助金の情報も業種や対象者別にまとまっていて、とても便利です。

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07顧問先の経理業務を代行し、営業に集中させたことで業績回復

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イラスト創業間もない顧問先から「もっと営業する時間が欲しいので、経理業務を委託したい。」とお願いされました。しかし、今の顧問料で記帳代行まで受けてしまうと割に合わない・・・。

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事務所内で記帳代行をしていては割に合わないので、「会計処理センター」を利用することで顧問先の要望に応えることができました。入力に必要な資料の回収方法も工夫し、所内での作業量を増やさずに記帳代行が可能になりました。
これにより経営者にも時間の余裕ができ、おかげで売上も上がってきました。もっと業績を伸ばしてほしいので、「財務ツール」を使って決算予測をしたり、単年度の経営計画を行って、経営分析資料を提供したりしています。融資が必要な時には5年計画も立てられるので、とても喜んでいただいています。
今まで記帳代行の新規案件はお断りすることもありましたが、今では「会計処理センター」を利用して顧客拡大をしています。

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08安価で使いやすい給与計算ソフトの提供で顧問先が喜んだ

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イラスト先日、顧問先の社長から「給与計算ソフトを探している」と相談を受けたんです。家電量販店に行ったり、インターネットで調べたりしているんだけど、どれも難しそうで・・・。「(顧問先の)奥さんが給与計算をするので、なるべくシンプルで使いやすい給与計算ソフトがいい」と言うんです。うちの事務所としても、年末調整を行うので、連動するソフトがいいなと思って・・・。

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楽しい給与計算」を提案しました。「楽しい給与計算」はクラウドで使えるので、顧問先の社長の奥様が自宅でも給与計算できるところが大きなポイントでした。また、うちの事務所で初期設定さえしてしまえば、毎月の計算はとても簡単。社会保険料も所得税もすべて自動計算してくれるので、勤怠の部分だけ登録すれば計算が完了します。奥様もこのシンプルさをとても気に入ってくださっています。また、コストも毎月500円(税抜)ととても安価ですし、クラウド型なのでソフトの保守や更新などが必要ありません。会計事務所側からもデータのやり取りをせずに給与情報が確認でき、ストレスなくチェックができます。また、うちが使っている年末調整ソフトと連動しているので、年末調整の時間も削減できてとても助かっています。

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09いつも適切な時期にお知らせがあるねと喜ばれている

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イラストうちの事務所は、顧問先への連絡事項は担当者に任せているんですが、毎月の会議で確認しても、担当者によって連絡する時期にバラつきがあるんです。先日、ある顧問先の社長から「納特の連絡がギリギリで焦ったよ。こっちも確認不足だったけど、もう少し余裕をもって連絡が欲しかったな」と言われてしまいました。こういった連絡を、なんとかシステム化したいのですが・・・。

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期限管理」を使い始めてから、連絡忘れや連絡遅れの問題が解決しました。予め納期と通知日を設定しておくと自動的にメールで顧問先へ"納特のお知らせをする"等の連絡ができます。また、通知前日に担当者には顧問先へ通知されることをお知らせしてくれる機能も付いています。通知日は4回まで設定でき、繰り返し登録をしておけば何年も先まで通知が行くようにできるので、1回登録すればとても便利です。顧問先からも「いつも前もって連絡が来るので本当に助かります」ととても喜んでいただいています。今では、納期の特例や年末調整、確定申告といったスポットのお知らせに加えて、毎月回収したい資料の依頼も「期限管理」を使っています。

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10担当が変わってもスムーズな対応をしてくれると評価された

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イラスト職員退職に伴う担当変更を行った際、顧問先から「前担当に伝えたことが全然伝わっていない。また一から説明しないといけないの?」とクレームがありました。顧問先ごとに書類のファイルはきちんとまとめており、引継ぎもしっかり行ったつもりでしたが、担当者と顧問先がやり取りしていたメール内容の引継ぎまではできていませんでした。顧問先とのメールでのやり取りは他の職員も日常的に行っているため、今後同じようなクレームを起こさないようにするには、どうしたらいいのかと頭を悩ませています。

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MyKomonの企業向けIDを顧問先の社長にお渡しし、顧問先とやり取りをメールから「電子会議室」に切り替えました。「電子会議室」を利用すれば、顧問先とのちょっとしたやり取りも履歴としてMyKomonに保存されます。担当者が変わったら、MyKomonで担当設定を変えるだけで、新担当は今までのやり取りを全て引き継ぐことができます。また、毎月の訪問前に今までのやり取りの履歴を確認してから面談に臨むことができ、お客様にも喜ばれましたし、事務所としても一安心です。以前クレームがあった顧問先からも「今回は担当が変わってもスムーズだったよ」と好評でした。加えて、担当者だけでなく、所長の私もすべてのやり取りを把握することができるのもありがたかったです。時々は私が「電子会議室」書き込むことによって、“事務所全体で対応している”という安心感を顧問先に持ってもらえているようです。

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11いつでも必要な時に自社のデータが閲覧できると喜ばれた

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イラストある顧問先の社長がこんなことを話してくれました。「先日、ある上場会社の財務諸表をインターネットで見ているときに、ふと疑問に思ったんだよね。よその会社の財務諸表はこうして見たいときにすぐ見られるのに、自社の財務諸表は、会社に戻るか、会計事務所に問い合わせないと見られない。インターネットでいつでも自社のデータを見られたらいいなあって。」
セキュリティに配慮しつつ、 こういう社長のニーズには何とか対応したい、と思いました。事務所の差別化にもつながるはずですし。

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MyKomonの顧問先用IDをこの社長に提供し、「共有フォルダ」に毎月の試算表データ、総勘定元帳、仕訳帳のほか、主要科目の摘要別内訳集計表(「決算内訳書システム」を使って作成)を保存していくことにしました。
ある日、ファイルを保存すると、出張先のホテルにいる社長からすぐにお礼の電話がありました。新たにファイルを保存したら、メール通知が自動的に社長の携帯に発信できますし、MyKomonの仕組みはSSLを使っているのでセキュリティ面でも安心です。外出の多い社長やIT系の顧問先も、同様の対応に切り替えました。予想以上に好評で、うちの事務所としても郵送でこれらの資料を送っていた以前と比べて効率化が進みました。

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