MyKomonお悩み相談室教えてMyKomon
分業化・標準化がうまくいかない。
担当制を廃止して、分業化・標準化を目指したいが、できずにいる。
できずにいるのは、分業化・標準化が難しい顧問先を意識しているからではないでしょうか？分業化・標準化を進めるには、優先順位付けとツールが必要です。MyKomonには分業化・標準化のコンサルスキルとツールがあります。詳細はこちらからお問合せください。
漏れがないか不安。
法定期限のある届出など、やるべき業務が漏れていないか、とても不安になることがある。
同じような不安を多くの税理士が抱えているようです。私たちは、毎月のはじめに「業務の棚卸」をお勧めしています。その月にやるべき業務をはっきりと認識しスケジューリングができれば、不安は解消できます。
MyKomonには、漏れなく業務をスケジューリングし、進捗状況を見える化する仕組みがあります。詳細はこちらをご覧ください。無料体験版で実際の操作も確認できます。
出先からスマホで管理したい。
所長である私がほとんど事務所にいない状況なのですが、外にいても所内のスタッフの業務状況や、顧問先から受けた相談対応状況などがスマホやタブレットでタイムリーに把握できて、すぐに指示ができる体制を作りたいと思っています。MyKomonでそんな体制づくりはできますか？
できます。MyKomonの各種機能（グループウェア・顧客管理・電子会議室・共有フォルダなど）を利用することで、お望みの体制づくりができます。実際にそのような体制を作られて実践されているユーザーもいらっしゃいます。ご希望であれば、詳細をご紹介いたしますのでこちらからお問合せください。
メール連絡のブラックボックス化
担当者と顧問先のメールのやり取りがブラックボックス化しており、管理上の問題を感じている。以前はメールアドレスを1つにまとめていたが、数も多く顧問先からのメールがチェックできておらず、返信が遅れてクレームになることもあった。担当者が迅速に対応できてブラックボックス化しない対策は打てるか？
MyKomonの「電子会議室」で課題は解決でき同時にセキュリティ対策も打てます。最近はメールに加えてSNSを使うという話も耳にしますが、安全・確実に送受信と履歴保管をしたいのであれば、大きな問題が起きる前に見直しをお勧めします。「電子会議室」の詳細はこちらをご覧ください。
担当変更がうまくいかない。
担当変更をしようとすると、クレームになる。
顧問先様にとっては、担当者が代わること自体が問題でなく、また一から新しい担当者に説明しなくてはならないことが問題なのではないでしょうか？顧問先様との過去の対応履歴や顧客情報の管理ができればクレームの多くは回避できるのではないかと思います。
MyKomonでは、対応履歴や顧客情報データベースのスムーズな構築をご提案しています。詳細はこちらをご覧ください。無料体験版で実際の操作も確認できます。
工数計算の手間
スタッフの生産性をチェックするために、顧問先別・業務別の工数を毎月集計していたが、時間がかかり過ぎてやめてしまった。
管理のために時間をかけ過ぎるのは確かに本末転倒です。しかし、生産性を高めるためには、工数の集計・分析と対策の検討が必須です。
MyKomonには、日常業務の中で負担感なく工数分析データを貯めることができ、いつでも分析できる仕組みがあります。データは日常業務の中で簡単に入力できるので、後からまとめて集計するよりも正確です。貴事務所に合った仕組みづくりをお手伝いをいたします。詳細はこちらをご覧ください。無料体験版で実際の操作も確認できます。
スケジュールが共有できていない。
会計事務所で内勤をしていますが、所長やスタッフのスケジュールが共有できていないので、今日誰がどこに行っているのかすらわかりません。全員スマホを持っているので、何かあれば電話を掛けますが、他の事務所はどうしているのでしょうか？
事務所によって様々ですが、最近はスマホアプリやクラウドでリアルタイムにスケジュール共有をしている事務所が多くなってきています。一方で、ノートで1週間分のスケジュールを共有している事務所、ホワイトボードで当日の予定を共有している事務所、全く共有していない事務所もあります。
所長がスタッフ予定を把握できていないのは監督義務違反ですが、スケジュール共有をしていない事務所は、1人の担当者が顧問先の月次から決算までをすべて1人で行う体制をとっていて、スケジュールを共有する価値が見出せていないのだと思います。
ただ、どうしても業務が属人的になってしまい行き当たりばったりになりがちです。スケジュールが共有できていれば、上司や先輩の空き時間を見つけて業務のチェックを依頼するなどの“組織の段取り力”が高まり生産性が上がります。業務分担による平準化や分業化にも繋がります。よろしければご支援しますので、こちらからお問合せください。
顧問先との対応履歴を探しにくい。
顧問先とのコミュニケーションツールとして、チャット系のツールを導入しました。スムーズなコミュニケーションはできるようになりましたが、時系列に会話が進んでいくため、過去のやり取りの結論がどうなったのかが不明確になってしまったり、探し出すのが大変です。
例えば、1年前の顧問先とのやり取りをすぐに思い起こせますか？詳細に記憶しておくのは不可能です。かといって、従来のメールや今流行りのチャットツールでは、「あの時のやり取りの結論はどうなったのか？」という履歴を見つけ出すのは至難の業です。MyKomonには「顧問先A社の5年前の○○に関するやり取りの履歴」を即座に抽出できるツールがあります。詳しくはこちらから。
相続税対策に応じたいが時間が無い。
月次・決算業務だけで手一杯だが、顧問先から相続税対策の案件が相次いで入ってきた。依頼してもらえることは大変ありがたいが、時間がなくて困っている。
大まかに財産明細を掴みさえすれば、時間を掛けずに顧問先に提供できる見栄えの良い資料（財産診断書、2次相続シミュレーション、相続対策シミュレーション）を作成することができます。
詳しくは、こちらをご覧ください。同様の経験をされた先生から「マニュアルを見る必要もなく感覚的にサクサク操作ができ、1時間も掛けずに十分な資料が作成できたのでとても助かった。もしMyKomonがなかったらあの時どうなっていたかと思うとゾッとする。」とお声をいただいています。
給与計算はやりたくないが、受託すべきか？
顧問先の要望を何でも引き受けるのはベストなのでしょうか？
例えば「うちでは給与計算は受けていません。お客様でお願いします」と言いたい事務所様は多いのではないでしょうか。会計事務所は経営の「よろずや」ともいうべき存在です。故に、顧問先から多種多様な依頼が寄せられます。その一つが給与計算です。
しかし、給与計算は業務の時期が集中するわりに納期が短く、ミスが許されない業務です。給与計算をしている時間を使えば、もしかするとより高レベルの付加価値を提供できるかもしれません。だからといって単にお断りするだけでは逆効果。
MyKomonでは、お客様に「楽しく給与計算をしていただける」ソフトもご用意しています。詳細はこちらをご覧ください。
所長の負担を減らしたい。
所長である私が決算・申告などの実務で手一杯で経営者としての仕事ができていない状況です。本来はもっと事務所の長期的な方向性を考えたり、外部との接点を持ったりしたいところですが、職員も忙しく、納期のある業務（決算や申告など）を手放せない状況です。
所長先生が目先の業務に忙殺される状況を改善するために、ある程度の業務を職員に任せる体制を作ることが必要でしょう。そのためには、職員が一段階上の業務を受けられるキャパを増やさねばなりません。作業的な業務をアウトソーシングすることも選択肢に入れることができるのではないでしょうか。詳しくはこちら。
グループウェア移行作業の手間
無料の「サイボウズLive」を使ってきましたが、2019年4月でサービス終了されることになり、代替グループウェアへの移行を検討しています。以前からMyKomonのグループウェアに興味があり、検討しようと思っていますが、移行作業は大変でしょうか？
代替サービス候補の1つとしてご検討いただき、ありがとうございます。移行作業については、現在お使いの機能やデータ量にもよるので一概には言えませんが、弊社担当者が訪問し、少しでも早く軌道に乗せられるよう、データ移行のお手伝い・スタッフ様向けの操作説明会などを行っております。
これまでも、他社グループウェアからの移行支援は多くの実績があり、スムーズな移行ができたと高評価いただいております。会計事務所様には検討いただく価値があると思いますので、まずは資料をご請求ください。資料請求はこちらから。
雰囲気が悪い。モチベーションを高めたい。
事務所の雰囲気が悪い。スタッフは自分の仕事を淡々とやって帰っていくという状況。事務所としての方向性など自分の考えは伝えているつもりだが、スタッフの反応が鈍く、何を考えているのかわからず困っている。食事会等を企画しても「業務命令ですか？」という反応でスムーズに進まない。これまでの自分に問題があるのだろうと思うが、どうしたらよいか？（開業10年目でスタッフ4名の事務所）
その状況では日常がつらいことと思います。また、先生としては身銭を切って採用したスタッフがそのような態度であれば腹も立つのではないでしょうか。ただ、ご自身に問題があると認識されているので、きっかけ1つで必ず挽回できると思います。第三者を使うのも1つの手です。
MyKomonを導入後、他の事務所の事例なども紹介しながら、半年間毎月訪問して活用のサポートを行った結果、“目指したい組織”がイメージできたスタッフからポジティブな意見が出るようになり、見違えるほど事務所の雰囲気がよくなった実例があります。事務所運営上のお悩みも、どうぞこちらからご相談ください。
報告書が定着しない
報告書が定着しないのですが、良い方法はありますか？
定着しない理由の1つとして「スタッフにとって、報告書を書く業務の優先順位が低くなっている」ことが挙げられます。報告書が定着している事務所のスタッフは、「報告書を書くことが自分のためになる」ことを知っています。そのため、報告書を書くことが優先順位の高い業務となり、できる限り早く書こうとするので、内容の精度も高く時間も少なくて済みます。「自分のためになる」ことを知ってもらうためには、最初はルールを作って強制することも必要かもしれません。
私たちは多くの会計事務所で、報告書の定着を支援してきました。各事務所に適したルールの作り方、短時間で報告書が書ける仕組みづくりなどもお手伝いできます。詳細はこちらをご覧ください。無料体験版で実際の操作も確認できます。
管理を任せられる人が欲しい
管理を任せたいが、適任者がいません。
「立場がその人を育てる」とよく言われます。任せたい人がいない場合は、外部から採用するしかありませんが、まずは任せたい人に管理者としての立場を与えてみてはどうでしょうか？管理者として全体の業務を把握し、漏れやミスを防ぐ役割を担ってもらうためには、仕組みづくりも必要になってきます。
MyKomonでは、事務所の業務を見える化し、経験だけに頼らずに管理者としての職務が担える仕組みづくりをサポートします。詳細はこちらをご覧ください。無料体験版で実際の操作も確認できます。
人手不足の解決方法
人手不足で困っている。
人手不足への対策として、小売業や外食産業では、夜間の営業時間を短縮して従業員の帰宅時間を早め、宅配業では、料金の値上げなどを検討し、再配送業務を減らす方向に動いています。前者は、減収リスクを生産性向上でカバーして働きやすさを創造する取り組みで、後者は、時間的ロスの大きい業務工数を削減するための施策です。
このように、人手不足を補い採用をしやすくするためには、業務と時間の関係を分析し、無駄をなくして生産性を高めることが必要です。MyKomonには、会計事務所の生産性を見える化するための工数分析機能、無駄を減らすためのツール、「働き方改革」に役立つ機能、時間をかけずに付加価値を高めるための機能が満載です。詳しくはこちらからお問合せください。
いい人が採れない。他の事務所はどうしてる？
いい人が採れない。
多くの会計事務所が同じ課題を抱えていますが、いろんな工夫で採用活動に成功した会計事務所もあります。新鮮な成功事例を入手できるルートをお持ちになってはどうでしょうか？MyKomonには事業意欲の高い全国約1,500件の会計事務所様が加盟されており、弊社担当者が多くの生きた事例を共有しています。詳しくはこちらからお問合せください。
未経験者を育てるのは大変。
実務経験者がうまく採用できず、思い切って未経験者を採用し所内で実務を教えることにした。スタッフの1人を教育担当にしたが、自分の仕事を抱えながら基礎知識のない新人を教えるのは予想以上に大変で残業や休日出勤が増えてしまった。やはり小規模事務所では無理があるのだろうか？
まだ諦めないでください。実務経験者の採用難は今後も続くと思われますし、この機会に未経験者を戦力化する方法を確立すれば大きな武器になるでしょう。スタッフの負担を少なく、未経験者に実務の基礎知識を教えるには、ある程度までは動画研修が有効です。基礎知識を持った状態で、教育担当がOJT等で実務の“肉付け”をしていく方法はいかがでしょうか？
MyKomonには、動画による未経験者向けの実務講座があります。詳しくはこちらでサンプル動画もご覧いただけます。
人が早く育たない
できるだけ早く人材育成をしたいのですが、おすすめの方法はありますか？
どんな職務を行う人を対象にするか？によって違ってきますが、仮に「顧問先を担当できる人」を早く育てたいのであれば、できるだけ早く多くの事例を経験することが近道です。とは言え、一人で担当できる顧問先数には限りがありますし、育っていない人に担当を任せることはできません。そこで役立つのは、先輩スタッフが書いた報告書です。顧問先との相談対応事例、指導事例などを読むことで、短期間に多くの疑似体験ができます。
MyKomonなら、短時間で報告書が書ける仕組みとノウハウがあり、保存した報告書がデータベース化されてクラウド上でいつでも検索・閲覧できるので、意欲のある人なら、どんどん疑似体験を積んで、自身の活躍の場を広げることができます。詳細はこちらをご覧ください。無料体験版で実際の操作も確認できます。
人が定着しない
人が定着しないのですが、根本的な解決方法はありますか？
人が定着しないのには必ず理由があります。人間関係が悪い、丁寧に教えてもらえない、労働時間が長い、休めない・・・など。所長が、本気で改善しようと決意することがまず重要で、その決意さえあれば、MyKomonには所内のコミュニティの改善や新人教育に役立つツール、生産性を上げて労働時間の短縮に役立つ機能、そして、生きた改善事例があります。
弊社担当者が「人の定着」をテーマにサポートさせていただきます。詳しくはこちらからお問合せください。
MyKomonの強み
MyKomonの特徴や強みはなんですか？
会計事務所として、スタッフ各自が顧問先満足や業務効率化のために「ほしい」と希望した機能やコンテンツを自社開発・提供していることが大きな特徴です。また、実際に使っているユーザ事務所から生まれてくる改善要望もお聞きし、バージョンアップを重ねています。その他、コールセンターをはじめとするサポート体制にも力を入れ、ユーザ事務所からも好評をいただいております。
MyKomonを導入している事務所数
MyKomonを利用している会計事務所は何件くらいありますか？
MyKomonの会計事務所正会員は、1,722事務所（2018年8月末現在）で、全都道府県に広がっています。
MyKomonを導入している事務所規模
MyKomonを利用している事務所はどのくらいの規模の事務所が多いですか？
ご利用内容によって事務所の規模は異なります。
1人で運営されている事務所も多くありますし、20名以上の規模の事務所もあります。
MyKomonの導入サポート
MyKomonを導入した場合、初期設定等、サポートはしてもらえますか？
もちろんです。設定に関する操作説明とともに、職員様への操作研修会も開催しています。また、その後はサポート担当者からの電話や訪問等を通じてサポートを行いますのでご安心ください。
MyKomon導入時の設備・アプリケーション
導入するにあたり、設備の購入やソフトのインストールなどは必要ですか？
MyKomonをご利用いただくにあたり、あらたな設備導入の必要ありません。
現在ご利用のWindowsのパソコンとインターネット環境、プリンターなどでご利用いただけます。
IT導入補助金でMyKomonを導入できますか？
IT導入補助金を活用したMyKomonの導入を考えていますが、採択実績とサポート内容を教えてください。
弊社は昨年もIT導入支援事業者に採択され、全国で52件の補助金採択実績がございます。昨年は2次の採択率が全般的に低く、IT導入支援事業者の中には1件も採択を受けられなかった事業者もあるそうですが、弊社では1次と2次を合わせた採択率は68.4％でした（1次：100％ 2次：25％）。
サポート内容は次の通りです。まずはヒアリングによって個々の事務所の課題や生産性の阻害要因を明らかにします。そしてMyKomonの機能および機能の組合せで、課題解決や生産性向上が可能であることを事例紹介やデモンストレーションで十分に理解いただき、補助金交付申請のお手伝いをいたします。
補助金交付が決定し、MyKomonの契約・導入後も、面談や電話で継続的なサポートを行い、補助金交付申請で提出した労働生産性向上計画を達成するためのお手伝いをいたします。ご希望であれば、こちらからお問合せください。
MyKomonのノウハウについて
なぜ、ノウハウやシステムを公開しているのですか？
会計事務所における従業員1人あたり売上は862万円（平成24年経済センサス活動調査より）と発表されています。 会計事務所業界全体として、生産性をもっと高めなければ、優秀な人材を確保できない業界になってしまうのではないか？という“危機感”を持っているからです。
MyKomonのお試し期間
お試し期間はありますか？
申し訳ありません。お試し期間はご用意しておりません。
弊社スタッフが訪問してその場で実際の画面等をご覧いただくことは可能です。詳細はお近くの拠点までお問合せください。こちらのフォームより連絡いただいても結構です（グループウェアのみ、30日間の体験版をご用意しています）。
MyKomonの契約期間について
MyKomonに契約期間はありますか？
月会費制（自動更新）で、最短1ヶ月で解約することもできます。「解約したいがリース契約をしてしまったのですぐに解約できない」といった失敗をしなくていいよう、弊社では安心して契約いただける「月会費制」を採用しております。
会計事務所以外のMyKomon活用
会計事務所でなくても契約できますか？会計事務所の別法人でも契約できますか？
たいへん申し訳ありません。
MyKomonは現在、税理士もしくは税理士法人のみの契約とさせていただきます。
クラウドのメリット・デメリットと活用方法
クラウドの良さってなんですか？
「クラウド」今ではこの言葉は多くの皆様がご存知でしょう。会計事務所の業務においても、会計ソフトをはじめ様々なツールがクラウド化しています。しかし、何でもただクラウドにすれば良いわけではありません。クラウドのメリットとデメリットを認識し、活用ポイントを使い分けることが必要です。
＜クラウドのメリット／デメリットの一例＞
メリット
・データがネットワーク上にあるため共有性が高まる
⇒事務所内・顧問先ともリアルタイムに共有
・ユーザー単位でのバックアップが必要ない
⇒非常事態の備えに
デメリット
・サービスの設計が悪いとネットワーク通信のタイムラグがあり操作性が悪化
・ネット上でのセキュリティ対策の必要あり
MyKomonでは「クラウド」という言葉が生まれる以前の
2000年からクラウドサービスを提供しており、そこで培ったノウハウがあります。
開業前でも相談できますか？
これから開業を考えていますが、開業前に話を聞くことはできますか？
もちろん大丈夫です。
弊社スタッフが、開業後の最適なシステム活用プランを丁寧にご提案いたします。お気軽にお問合せください。
※当ご相談は、日々当社にお寄せいただくご質問から特定できる情報を除き加工してご掲載しております。