導入前お悩み相談室教えて

法定期限のある届出など、やるべき業務が漏れていないか、とても不安になることがある。

同じような不安を多くの税理士が抱えているようです。私たちは、毎月のはじめに「業務の棚卸」をお勧めしています。その月にやるべき業務をはっきりと認識しスケジューリングができれば、不安は解消できます。MyKomonには、漏れなく業務をスケジューリングし、進捗状況を見える化する仕組みがあります。ご希望の方はこちらから相談ください。

月次・決算業務だけで手一杯だが、顧問先から相続税対策の案件が相次いで入ってきた。依頼してもらえることは大変ありがたいが、時間がなくて困っている。

大まかに財産明細を掴みさえすれば、時間を掛けずに顧問先に提供できる見栄えの良い資料(財産診断書、2次相続シミュレーション、相続対策シミュレーション)を作成することができます。詳しくは、こちらをご覧ください。同様の経験をされた先生から「マニュアルを見る必要もなく感覚的にサクサク操作ができ、1時間も掛けずに十分な資料が作成できたのでとても助かった。もしMyKomonがなかったらあの時どうなっていたかと思うとゾッとする。」とお声をいただいています。

事務所の雰囲気が悪い。スタッフは自分の仕事を淡々とやって帰っていくという状況。事務所としての方向性など自分の考えは伝えているつもりだが、スタッフの反応が鈍く、何を考えているのかわからず困っている。食事会等を企画しても「業務命令ですか?」という反応でスムーズに進まない。これまでの自分に問題があるのだろうと思うが、どうしたらよいか?(開業10年目でスタッフ4名の事務所)

その状況では日常がつらいことと思います。また、先生としては身銭を切って採用したスタッフがそのような態度であれば腹も立つのではないでしょうか。ただ、ご自身に問題があると認識されているので、きっかけ1つで必ず挽回できると思います。第三者を使うのも1つの手です。MyKomonを導入後、他の事務所の事例なども紹介しながら、半年間毎月訪問して活用のサポートを行った結果、“目指したい組織”がイメージできたスタッフからポジティブな意見が出るようになり、見違えるほど事務所の雰囲気がよくなった実例があります。事務所運営上のお悩みも、どうぞこちらからご相談ください。

スタッフの生産性をチェックするために、顧問先別・業務別の工数を毎月集計していたが、時間がかかり過ぎてやめてしまった。

管理のために時間をかけ過ぎるのは確かに本末転倒です。しかし、生産性を高めるためには、工数の集計・分析と対策の検討が必須です。MyKomonには、日常業務の中で負担感なく工数分析データを貯めることができ、いつでも分析できる仕組みがあります。データは日常業務の中で簡単に入力できるので、後からまとめて集計するよりも正確です。貴事務所に合った仕組みづくりをお手伝いをいたします。こちらからお問合せください。

報告書が定着しない。

定着しない理由の1つとして「スタッフにとって、報告書を書く業務の優先順位が低くなっている」ことが挙げられます。報告書が定着している事務所のスタッフは、「報告書を書くことが自分のためになる」ことを知っています。そのため、報告書を書くことが優先順位の高い業務となり、できる限り早く書こうとするので、内容の精度も高く時間も少なくて済みます。「自分のためになる」ことを知ってもらうためには、最初はルールを作って強制することも必要かもしれません。私たちは多くの会計事務所で、報告書の定着を支援してきました。各事務所に適したルールの作り方、短時間で報告書が書ける仕組みづくりなどもお手伝いできます。ご希望の方はこちらから相談ください。

人が定着しない。

人が定着しないのには必ず理由があります。人間関係が悪い、丁寧に教えてもらえない、労働時間が長い、休めない・・・など。所長が、本気で改善しようと決意することがまず重要で、その決意さえあれば、には所内のコミュニティの改善や新人教育に役立つツール、生産性を上げて労働時間の短縮に役立つ機能、そして、生きた改善事例があります。弊社担当者が「人の定着」をテーマにサポートさせていただきます。詳しくはこちらからお問合せください。

人が早く育たない。

どんな職務を行う人を対象にするか?によって違ってきますが、仮に「顧問先を担当できる人」を早く育てたいのであれば、できるだけ早く多くの事例を経験することが近道です。とは言え、一人で担当できる顧問先数には限りがありますし、育っていない人に担当を任せることはできません。そこで役立つのは、先輩スタッフが書いた報告書です。顧問先との相談対応事例、指導事例などを読むことで、短期間に多くの疑似体験ができます。なら、短時間で報告書が書ける仕組みとノウハウがあり、保存した報告書がデータベース化されてクラウド上でいつでも検索・閲覧できるので、意欲のある人なら、どんどん疑似体験を積んで、自身の活躍の場を広げることができます。詳しくはこちらからお問合せください。

管理を任せられる人が欲しい。

「立場がその人を育てる」とよく言われます。任せたい人がいない場合は、外部から採用するしかありませんが、まずは任せたい人に管理者としての立場を与えてみてはどうでしょうか?管理者として全体の業務を把握し、漏れやミスを防ぐ役割を担ってもらうためには、仕組みづくりも必要になってきます。では、事務所の業務を見える化し、経験だけに頼らずに管理者としての職務が担える仕組みづくりをサポートします。詳しくはこちらからお問合せください。

いい人が採れない。

多くの会計事務所が同じ課題を抱えていますが、いろんな工夫で採用活動に成功した会計事務所もあります。新鮮な成功事例を入手できるルートをお持ちになってはどうでしょうか?には事業意欲の高い全国約1,400件の会計事務所様が加盟されており、弊社担当者が多くの生きた事例を共有しています。詳しくはこちらからお問合せください。

担当制を廃止して、分業化・標準化を目指したいが、できずにいる。

できずにいるのは、分業化・標準化が難しい顧問先を意識しているからではないでしょうか?分業化・標準化を進めるには、優先順位付けとツールが必要です。には分業化・標準化のコンサルスキルとツールがあります。詳しくはこちらからお問合せください。

担当変更をしようとすると、クレームになる。

顧問先様にとっては、担当者が代わること自体が問題でなく、また一から新しい担当者に説明しなくてはならないことが問題なのではないでしょうか?顧問先様との過去の対応履歴や顧客情報の管理ができればクレームの多くは回避できるのではないかと思います。では、対応履歴や顧客情報データベースのスムーズな構築をご提案しています。詳しくはこちらからお問合せください。

人手不足で困っている。

人手不足への対策として、小売業や外食産業では、夜間の営業時間を短縮して従業員の帰宅時間を早め、宅配業では、料金の値上げなどを検討し、再配送業務を減らす方向に動いています。前者は、減収リスクを生産性向上でカバーして働きやすさを創造する取り組みで、後者は、時間的ロスの大きい業務工数を削減するための施策です。このように、人手不足を補い採用をしやすくするためには、業務と時間の関係を分析し、無駄をなくして生産性を高めることが必要です。には、会計事務所の生産性を見える化するための工数分析機能、無駄を減らすためのツール、「働き方改革」に役立つ機能、時間をかけずに付加価値を高めるための機能が満載です。詳しくはこちらからお問合せください。

顧問先の要望を何でも引き受けるのはベストなのでしょうか?

例えば「うちでは給与計算は受けていません。お客様でお願いします」と言いたい事務所様は多いのではないでしょうか。会計事務所は経営の「よろずや」ともいうべき存在です。故に、顧問先から多種多様な依頼が寄せられます。その一つが給与計算です。しかし、給与計算は業務の時期が集中するわりに納期が短く、ミスが許されない業務です。給与計算をしている時間を使えば、もしかするとより高レベルの付加価値を提供できるかもしれません。しかし、だからといって単にお断りするだけでは逆効果。では、お客様に「楽しく給与計算をしていただける」ソフトもご用意しています。詳しくはこちらからお問合せください。

クラウドの良さってなんですか?

「クラウド」今ではこの言葉は多くの皆様がご存知でしょう。会計事務所の業務においても、会計ソフトをはじめ様々なツールがクラウド化しています。しかし、何でもただクラウドにすれば良いわけではありません。クラウドのメリットとデメリットを認識し、活用ポイントを使い分けることが必要です。

<クラウドのメリット/デメリットの一例>
メリット
・データがネットワーク上にあるため共有性が高まる
 ⇒事務所内・顧問先ともリアルタイムに共有
・ユーザー単位でのバックアップが必要ない
 ⇒非常事態の備えに

デメリット
・サービスの設計が悪いとネットワーク通信のタイムラグがあり操作性が悪化
・ネット上でのセキュリティ対策の必要あり

では「クラウド」という言葉が生まれる以前の 2000年からクラウドサービスを提供しており、そこで培ったノウハウがあります。

を利用している会計事務所は何件くらいありますか?

の会計事務所正会員は、1,555事務所(2017年8月末現在)で、全都道府県に広がっています。

を利用している事務所はどのくらいの規模の事務所が多いですか?

ご利用内容によって事務所の規模は異なります。1人で運営されている事務所も多くありますし、20名以上の規模の事務所もあります。

を導入した場合、初期設定等、サポートはしてもらえますか?

もちろんです。設定に関する操作説明とともに、職員様への操作研修会も開催しています。また、その後はサポート担当者からの電話や訪問等を通じてサポートを行いますのでご安心ください。

導入するにあたり、設備の購入やソフトのインストールなどは必要ですか?

必要ありません。現在ご利用のWindowsのパソコンとインターネット環境、プリンターなどでご利用いただけます。

なぜ、ノウハウやシステムを公開しているのですか?

会計事務所における従業員1人あたり売上は862万円(平成24年経済センサス活動調査より)と発表されています。 会計事務所業界全体として、生産性をもっと高めなければ、優秀な人材を確保できない業界になってしまうのではないか? という“危機感”を持っているからです。

お試し期間はありますか?

申し訳ありません。お試し期間はご用意しておりません。
弊社スタッフが訪問して、その場で実際の画面等をご覧いただくことは可能です。詳しくは、お近くの拠点までお問合せください。こちらの資料請求フォームより連絡いただいても結構です(グループウェアのみ、30日間の体験版をご用意しています)。

これから開業を考えていますが、開業前に話を聞くことはできますか?

もちろん大丈夫です。弊社スタッフが、開業後の最適なシステム活用プランを丁寧にご提案いたします。お気軽にお問合せください。

に契約期間はありますか?

月会費制(自動更新)で、最短1ヶ月で解約することもできます。「解約したいがリース契約をしてしまったのですぐに解約できない」といった失敗をしなくていいよう、弊社では安心して契約いただける「月会費制」を採用しております。

会計事務所でなくても契約できますか?会計事務所の別法人でも契約できますか?

現在、税理士もしくは税理士法人のみの契約とさせていただきます。

の特徴や強みはなんですか?

会計事務所として、スタッフ各自が顧問先満足や業務効率化のために「ほしい」と希望した機能やコンテンツを自社開発・提供していることが大きな特徴です。また、実際に使っているユーザ事務所から生まれてくる改善要望もお聞きし、バージョンアップを重ねています。その他、コールセンターをはじめとするサポート体制にも力を入れ、ユーザ事務所からも好評をいただいております。

※当ご相談は、日々当社にお寄せいただくご質問から特定できる情報を除き加工してご掲載しております。